Planejamento estratégico: o que é e como fazer

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Planejamento estratégico: o que é e como fazer

Smartalk
Escrito por Smartalk em 18 de janeiro de 2017
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Planejamento estratégico é projetar o futuro, a partir de uma reflexão sobre o passado e presente. Por isso, o planejamento estratégico é um processo que não tem fim.

Planejamento estratégico se define como:

“Processo contínuo e sistemático que permite definir o caminho a ser seguido por uma organização, visando atingir um ou mais objetivos, dentro de um contexto previamente analisado.”

Um dos mitos do planejamento estratégico é pensar que somente grandes corporações podem adotá-lo, o que é um grande erro. Na medida em que todos possuem objetivos, o planejamento pode ser desenvolvido e incorporado por qualquer organização, independentemente do tamanho. Como o alinhamento entre as pessoas que fazem parte da organização é um dos principais fatores para o sucesso do planejamento, o planejamento estratégico deve ser um processo participativo, que tenha o engajamento de todos começando pelo líder maior da organização.

Neste post, vamos ver:

Motivos para fazer um Planejamento Estratégico

Todo o planejamento estratégico visa resultados futuros que dependem do engajamento de todos. E para que as pessoas se engajem, é importante conhecerem os motivos que justificam o investimento de tempo e recursos no processo de construção e execução do planejamento estratégico. Seguem 4 motivos:

Saber quem realmente é

Saber quem é parece uma obviedade, porém é comum, ao longo do tempo, as empresas perderem a própria identidade. Outros começam um negócio sem uma definição clara sobre o que são ou querem ser. A velha máxima filosófica do “conhece-te a ti mesmo” se aplica também à gestão de uma empresa. Antes de agir, desenvolver produtos, realizar investimentos, assumir riscos, é fundamental a empresa reconhecer suas potencialidades (forças) e suas deficiências (fraquezas), além de identificar os motivos da sua existência. Fazer aquilo para o qual tem potencial e afinidade. Uma empresa com missão, visão e valores tem muito mais chances de construir uma história de sucesso e realização de seus sócios e funcionários. O planejamento estratégico ajuda na definição da filosofia e na análise interna da organização.

Saber onde está e onde quer chegar

O ser humano é um ser do desejo que está em constante movimento, projetando realizar suas vontades e sonhos e, desta forma, conquistar uma vida boa. Há muitas ameaças na caminhada, mas, ao mesmo tempo, a vida é cheia de oportunidades. Podíamos viver muitas vidas que não conseguiríamos realizar tudo que a vida proporciona. Antes de sair fazendo, como é de costume dos seres da ação, a recomendação é planejar. Quem não planeja, fica muito mais exposto à frustração de não concretizar seus sonhos. O planejamento estratégico ajuda a analisar os cenários externos e a partir daí definir nossos objetivos de curto, de médio e de longo prazo.

Saber como chegar onde se quer

Há muitos caminhos que levam ao mesmo lugar, porém, o tempo e o desgaste podem variar de um para outro. Dependendo da escolha, o destino pode ficar comprometido, sendo que um percurso bem planejado, possibilita que a realização se dê já no processo da caminhada, com menos dor e sofrimento. O tempo que se levará para planejar certamente será ainda inferior ao tempo que se desperdiça, quando se recorre ao método da tentativa e erro. O planejamento estratégico ajuda a pensar nos riscos que cada caminho oferece, prever os custos e montar um cronograma que poderá ser melhor acompanhado por todos.

Chegar onde quer, acompanhado de outros

Muitos andam e andam, investem recursos e tempo e não chegam onde gostariam de chegar. Os que planejam, e planejam em grupo, conseguem mais êxito nas conquistas. Não é à toa que se diz que “ninguém é feliz sozinho”. Talvez, seja este um dos motivos pelos quais se constituam famílias. Nas empresas, o planejamento estratégico ajuda a integrar os sócios e os funcionários, tornando a instituição muito mais preparada para alcançar o que deseja, dentro de um contexto sistêmico.

Benefícios do Planejamento Estratégico

Para muitos o planejamento estratégico é algo muito teórico, porém, um planejamento estratégico bem feito pode trazer grandes e inúmeros benefícios práticos:

  1. A organização como um todo passa a ter uma visão mais clara de seus objetivos.
  2. Aumenta a assertividade das decisões.
  3. Permite que as decisões sejam tomadas de forma mais racional com base em dados mensurados.
  4. Dá condições para uma melhor priorização de tarefas.
  5. Aumenta o grau de comprometimento da equipe, na medida em que participam do processo e ficam mais engajadas.
  6. Possibilita ao gestor investir naquilo que é mais estratégico.
  7. Previne problemas, inclusive de relacionamento.
  8. ganhos de produtividade e qualidade nas entregas.
  9. Reduz o desperdício e o retrabalho.
  10. Proporciona ganhos de tempo.

Entraves para colocar em prática o Planejamento Estratégico

Falta de conhecimento:

Muitos até sabem dos benefícios que trazem a adoção de uma gestão estratégica, porém por desconhecerem seus elementos principais, acreditam que uma gestão estratégica não se aplica a sua realidade. Normalmente pensam que se trata de algo exclusivo para grandes corporações privadas, ignorando que a grande maioria destas já foram minúsculas organizações e só chegaram aonde estão porque souberam fazer a opção por uma gestão baseada no planejamento e no controle dos processos e resultados.

Falta do hábito de planejar:

Apesar de sabermos que planejar antes de sair fazendo reduz riscos e desperdícios e aumenta as chances de sucesso, ainda damos preferência a fazer sem planejar devidamente. Planejar, que em grande parte dos casos, não significa um detalhamento minucioso de tudo que vamos fazer, mas definir minimamente o que, quem, quando e como fará, pensando também no porquê e no custo que terá. Se começarmos a sistematizar o que faremos podemos começar a criar o hábito saudável do planejamento.

Falta de tempo:

Vivemos numa sociedade com sobrecarga de atividades o que gera falta de tempo. Como é humanamente impossível aumentar a carga horária do dia, uma das soluções é reduzir o desperdício de tempo, o que se pode conquistar com planejamento. Antes de sair fazendo, como é de costume, a recomendação é pensar nos objetivos e sistematizar os melhores caminhos para se chegar onde se deseja. O tempo que se levará para planejar certamente será ainda inferior ao tempo que se desperdiça, quando se faz sem planejamento, cuja falta nos obriga a fazer repetidamente até fazer bem feito.

Foco exclusivo na sobrevivência:

O mercado muito competitivo, agravado pela economia globalizada onde as maiores corporações têm um poder de competitividade muito maior, aliado a um grande número de empreendedores sem formação em gestão para administrarem seus negócios faz com que o empreendedor se preocupe exclusivamente com a sobrevivência, sem visão estratégico e de longo prazo. Nesta condição, não consegue compreender que a sua sobrevivência também depende de um bom planejamento.

Resistência à mudança:

São poucos os que não morrem de medo do novo e da resistência à mudanças. Tendemos a nos acostumar com a rotina, afinal, ela, mesmo que nem tão desejada garante uma certa segurança. Segurança que em sua maioria dos casos é ilusória, pois enquanto estamos mergulhados na rotina, fazendo sempre o mesmo, há outros vencendo a resistência da mudança e encontrando novos caminhos para obterem ganhos.

Atribuições do líder

O líder é peça chave em qualquer organização, independentemente do seu segmento e do seu tamanho. Não há sucesso sem uma boa liderança. Haverá sempre um líder por trás ou na base de uma grande realização. No passado, os líderes, considerados chefes, eram autoritários, não compartilhavam suas ideias e, praticamente, não abriam espaços para seus subordinados opinarem e criarem.  O líder da atualidade compartilha seus desejos e objetivos com a equipe, que é estimulada a desenvolver um processo de construção conjunta e contínua.

Na construção do planejamento estratégico e no acompanhamento de sua execução a participação do líder é fundamental. Um bom software de planejamento estratégico e uma equipe com potencial de engajamento são importantes, mas nada substitui a atuação do líder. Desde a análise de cenários, até o processo de controle das metas e dos projetos, a presença ativa do líder se faz necessária. Se o líder não assumir o seu verdadeiro papel, ele passa a ser o problema e não a solução. Como consequência, o planejamento estratégico morre e o maior responsável será o líder, ou melhor, a ausência dele.

Pensa:

Líder que é líder não para de pensar. Pensa sobre o que quer, sobre seus potenciais e os potenciais de sua equipe, sobre o que está acontecendo e sobre o que está por vir.

Planeja:

Para alcançar aquilo que deseja, antes de sair fazendo, o líder planeja, porque sabe que sem planejamento as chances de sucesso se reduzem e o retrabalho aumenta.

Coordena:

Principalmente em organizações menores o próprio líder assume a coordenação do planejamento estratégico e da grande maioria dos projetos, realizando ele próprio algumas ações e delegando outras.

Acompanha:

O sucesso do planejamento depende do monitoramento constante das metas e dos prazos das ações. Também para poder proceder com os ajustes sempre que necessários. O bom líder, com a visão do todo, faz isso muito bem!

Orienta:

O bom líder não simplesmente reprime quando uma ação não é realizada no prazo ou é realizada sem a qualidade pretendida. Ao em vez disso, ele apresenta alternativas e orienta sobre o melhor caminho.

Incentiva:

A equipe precisa ser constantemente motivada, principalmente, para vencer as contingências e os obstáculos que se apresentam. Uma palavra de confiança, um elogio, tem sua força.

Dá o exemplo:

Talvez a atribuição mais importante. É difícil a equipe seguir um líder que manda, mas não faz. Diz que é preciso planejar, mas não planeja, diz que é preciso medir, mas não avalia.

C’s do Planejamento

Confirmada a disposição do líder para colocar em prática o planejamento há certos valores que precisam ser disseminados. Separamos 8 deles:

Conhecimento:

Saber o que é um planejamento estratégico nos seus detalhes e da importância que possui. Ter conhecimento suficiente sobre os métodos e as ferramentas que ajudam na sua implementação (www.scopi.com.br). Palavras associadas: Informação, Metodologia, Visão Sistêmica.

Coragem:

Iniciativa e força de vontade para introduzir a cultura do planejamento e para superar as resistências, bastante comuns a todo tipo de mudança. Palavras associadas: Firmeza, Perseverança.

Confiança:

Acreditar nas potencialidades da equipe de trabalho e no poder de transformação que um planejamento estratégico é capaz de provocar. Palavras associadas: Esperança, Otimismo.

Competência:

Colocar em prática os planos de ação, definidos no planejamento estratégico, dentro do prazo programado e da qualidade esperada. Palavras associadas: Organização, excelência.

Controle:

Criar mecanismos para exercer o controle sistemático sobre o andamento dos planos de ação, o cumprimento dos prazos e o atingimento das metas. Palavras associadas: Acompanhamento, monitoramento

Comunicação:

Comunicar as estratégias às partes interessadas e criar uma rotina de comunicação que mantenha todas as partes atualizadas sobre a evolução do planejamento. Palavras associadas: Compartilhamento, Integração.

Colaboração:

Ajudar os colaboradores a entenderem a importância do planejamento e a superarem eventuais dificuldades no cumprimento das ações e das as metas. Palavras associadas: Espírito de equipe, Disponibilidade

Comprometimento:

Estar engajado com os propósitos do planejamento e com todos os compromissos que determinarão o sucesso dos planos e das estratégias. Palavras associadas: Responsabilidade, Disciplina.

8 Erros mais comuns no planejamento estratégico

O planejamento é um processo contínuo, onde boa parte dos resultados aparece ao longo prazo. Em meio ao processo, são comuns alguns erros que acabam interferindo, a ponto de fazer muitos gestores desistirem do planejamento. É preciso aprender com os erros e não encontrar neles motivos para a desistência.

  1. Definir objetivos e metas sem fazer o diagnóstico estratégico (SWOT)
  1. Não definir quem é o responsável e pelo o quê
  1. Terceirizar a coordenação do planejamento
  1. Deixar algum membro da equipe sem metas
  1. Deixar algum objetivo sem plano de ação
  1. Deixar algum objetivo sem uma meta mensurável
  1. Não monitorar a realização das metas e a execução dos planos
  1. Não realizar a reunião periódica de avaliação e integração

Etapas do Planejamento Estratégico

Preparação

  • O gestor da organização deve definir a pessoa que irá coordenar o planejamento estratégico. Dependendo da organização o próprio gestor é o coordenador do planejamento.
  • Escolher uma plataforma (software) para ajudar na sistematização e no acompanhamento do planejamento.
  • Elaborar o cronograma para a realização das fases do planejamento estratégico.

Etapa 1: DIAGNÓSTICO

  • Reunir a equipe de trabalho e apontar as forças e fraquezas do ambiente interno da organização e as oportunidades e ameaças do ambiente externo. Esta metodologia é conhecida como análise SWOT.

(Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats). Há plataformas que permitem mensurar cada item e fazer o balanceamento do SWOT.

Etapa 2: FILOSOFIA E DIRETRIZES ESTRATÉGICAS

  • Definir a Missão, a Visão e os Valores da organização.
  • Construir o Mapa Estratégico com as Perspectivas e os Objetivos Estratégicos. Uma das metodologias usadas para definição dos objetivos estratégicos é o BSC (Balanced Score Card).

Etapa 3: METAS E INDICADORES

  • Definir as Metas (métricas financeiras, de marketing, de recursos humanos,…) a serem conquistadas para cumprimento dos respectivos objetivos estratégicos.
  • Criar os indicadores que permitirão o monitoramento das metas. Se tenho uma meta de alcançar um determinado valor de faturamento, o indicador a ser monitorado é o faturamento.
  • Classificar os indicadores em estratégicos, táticos e operacionais e relacioná-los aos objetivos estratégicos.

Etapa 4: PROJETOS E PROCESSOS

  • Criar os planos de ação (Projetos e Processos) que irão viabilizar a conquista dos objetivos estratégicos, com as previsões de datas e os responsáveis.
  • Vincular os Projetos e Processos aos objetivos estratégicos e definir uma priorização.

Etapa 5: CONTROLE E GESTÃO

  • Realizar reuniões mensais de avaliação e acompanhamento de todo o planejamento, incluindo metas, projetos e processos.
  • Redefinir periodicamente o SWOT, os objetivos estratégicos, as metas e os planos de ação.

Transformando o estratégico em rotina

O grande diferencial das organizações inovadoras e bem sucedidas é fazer o estratégico se tornar rotina, inserido no dia a dia.  Para isso, a avaliação de desempenho é indispensável. A seguir um checklist de uma reunião de avaliação, feita com gestores e colaboradores:

  • Analisar o desempenho de cada objetivo estratégico
  • Verificar se as principais metas do mês que passou foram alcançadas
  • Comparar o resultado do momento com o histórico do passado
  • Definir ações para melhorar os resultados que estão aquém da meta
  • Verificar se os principais projetos (planos de ação) estão dentro do prazo
  • Avaliar a produtividade geral da equipe de trabalho

Como escolher um Software de Planejamento Estratégico?

Para que o planejamento estratégico possa ser compartilhado com outros e possa ter a sua execução acompanhada, um software de planejamento é uma excelente opção. Quando compramos um produto ou contratamos um serviço, há vários itens que podemos levar em conta para realizarmos a melhor escolha. Com um software de planejamento estratégico não é diferente. A seguir, algumas dicas para escolher o melhor software:

 Identifique a sua necessidade

Eleger uma ou mais justificativas para a contratação é o ponto de partida. Um dos motivos para usar um software de planejamento estratégico é porque o planejamento da empresa está todo em planilhas, dificultando a integração de todas as partes do planejamento e de todas as pessoas envolvidas. Planilhas não emitem avisos automáticos por e-mail, nem podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento.

Considere um software na nuvem

O software baseado na web permite que os usuários possam acessá-lo de qualquer lugar, em qualquer momento. As evoluções do sistema e atualizações são automaticamente realizadas e disponibilizadas. Cópias de segurança (backups) também não precisam ser feitas pelo usuário.

Assista uma demonstração para verificar se o software é fácil de usar e tem o que um planejamento precisa

Priorize aquele fornecedor que demonstra o software, navegando com você pelas telas do sistema dando as explicações que você precisa. Olhe se o software tem uma interface intuitiva e se tem as ferramentas principais de um planejamento estratégico, ou seja, SWOT, Mapa Estratégico, Indicadores e Metas, Projetos e Processos, tudo integrado.

Verifique se o software envia alertas por e-mail

Outro critério de seleção importante é a capacidade do software de emitir alertas por e-mail. Isso aumentará o envolvimento dos usuários e deixará a equipe mais informada, pois não precisa entrar no sistema para saber, por exemplo, com andam as metas, os projetos e as ações.

Escolha uma solução que tenha aval de outros clientes

Quando selecionar o software de planejamento estratégico, procure pelo parecer de alguns clientes que usam o sistema e podem servir de referência. Normalmente as empresas apresentam depoimentos de clientes no próprio site do produto e na proposta comercial.

Estabeleça algumas funcionalidades que você gostaria de encontrar no software

Um bom software de planejamento deve permitir que você tenha uma visão geral dos principais indicadores de desempenho da empresa, de como está o andamento dos projetos e suas respectivas ações. Poder fazer o balanceamento do SWOT e visualizar os desempenhos por objetivo estratégico também é um recurso muito importante.

Veja se o fornecedor dá treinamento

Por mais fácil de usar que o software seja, sempre é bom um treinamento, pois a familiarização com o sistema se dá de uma forma mais rápida e serve também para tirar dúvidas. Hoje muitas empresas agendam a capacitação e fazem à distância utilizando ferramentas como o Skype. Desta forma, mais de uma pessoa pode ser treinada. Priorize quem dá o treinamento e depois ainda oferece um período de acompanhamento da implantação.

Confira se o fornecedor dá suporte

Suporte técnico por telefone, chat ou e-mail é indispensável na escolha de um software. Durante o uso é normal que surjam dúvidas e aí o suporte precisa estar disponível para ser requisitado, justamente naquele momento em que estamos precisando usar alguma funcionalidade que não está funcionando ou o usuário não está sabendo utilizar.

Defina pelo menos um responsável pela implantação

A experiência mostra que, quando há na empresa uma pessoa responsável pela implantação de um software, o sucesso da implantação é maior. Isso não dispensa que, na etapa da seleção do software, o gerente, o diretor e, até mesmo o dono, dependendo do tamanho da empresa, participe diretamente do processo, incluindo o momento da demonstração.

Compare preços entre produtos concorrentes

Preço sempre é um item relevante, mas não deve ser analisado sozinho. O preço precisa ser avaliado em relação aos benefícios que o software traz. É a famosa relação custo x benefício. Não tem sentido comparar preço de produtos distintos, é necessário comparar produtos que tenham o mesmo fim. Neste caso, software de planejamento estratégico não deve ser comparado com software de controle de tarefas, por exemplo.

Concluindo

Este pequeno artigo procurou tornar mais claro que o planejamento estratégico é um processo dinâmico, contínuo e sem fim. Aquele que consegue trazer o planejamento para a sua rotina, criando o hábito de planejar, terá muito mais chances de chegar aonde deseja, sem desperdiçar recursos e tempo. Adotando o método adequado, com tecnologias de apoio que facilitam o monitoramento, o que parecia muito teórico e complexo, acaba se tornando prático e fácil.

Se você ainda não possui o seu modelo de gestão sistematizado, é hora de começar! O primeiro passo é elaborar um bom planejamento estratégico.

Até breve!

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